De ahí que la fémina se ponga al frente de equipos y sepa dirigir cualquier negocio que llegue a sus manos. La misión de la secretaria de hoy exige una preparación técnica y una experiencia profesional amplia y concreta. 

Si el marco en el que se desempeña queda centrado a dirigir o presidir una entidad, el ámbito de trabajo le presupone un profundo sentido de responsabilidad y un bagaje de claros conocimientos, experiencias, prácticas, iniciativas personales y cualidades profesionales, para lograr que todos estén satisfechos de todas y cada una de sus actividades. 

• El trabajo en equipo

El psicólogo y experto en recursos humanos, Ramiro Ponce, considera que el liderazgo y construcción de equipo se basa en ciertos puntos que se mencionan en esta página. 
El desarrollo de equipo no se considera un proyecto, programa o filosofía, más bien es un proceso, que, como cualquier otro, requiere de práctica. Su propósito es alcanzar objetivos excepcionales, siendo así que los resultados deben ser evidentes y visibles en el renglón de las utilidades. 

Todos los miembros de un conjunto deben tener claro que el trabajo en equipo no es un fin en sí mismo, sino un medio para lograr un fin, y para eso, necesitan un clima apropiado para crecer. 

Trabajar en equipo puede ser para la empresa una situación productiva y beneficiosa, puesto que si se logra la unificación, habrá: 

. reducción de costos y gastos; 
. aumento de la productividad; 
. reducción de tiempos de lanzamiento de productos; 
. aumento en la calidad de vida.
 

Hoy día, se delega a las secretarias actividades que antes sólo el jefe podía realizar, esto debido a la necesidad de igualdad en todos los ámbitos de la sociedad y a las nuevas corrientes de la organización. 

• Tropiezos en la marcha 

. Sistemas de soporte inadecuados, valores corporativos, barreras funcionales (podría mencionarse la separación de departamentos en una oficina), jerarquía sobredimensionadas (falta de cercanía con los jefes), competencia interna (juegos de poder entre los departamentos), soporte de alta gerencia (es necesario que los jefes apoyen a los subalternos con hechos), desconocimiento de los principios y procesos que determinan el liderazgo y el desarrollo de los equipos (debe existir cooperación para conformar los equipos). 
Un conjunto necesita ser liderado y si la dirigencia es acertada, los resultados también lo serán. Un buen líder obtiene resultados excepcionales por medio del compromiso. 

• Tareas bien definidas 

. Liderazgo aceptado: los líderes son vistos como facilitadores, interlocutores, proveedores de recursos, entrenadores y administradores de fronteras, están a tono con las necesidades del equipo (el tercer oído); entienden que el único jefe es la tarea; saben estimular el reservorio del liderazgo potencial que existe en todo equipo y facilitan la liberación del líder que existe en cada persona y lo ponen al servicio del equipo. 

- Planes y métodos efectivos: un equipo no es más efectivo que sus procesos y que su habilidad para ejecutarlos adecuadamente. Los procesos del negocio se relacionan con el logro de la misión primaria del equipo (por ejemplo, vender un producto); los de soporte o de equipo, se dan sobre el diseño de los procesos del negocio (por ejemplo, decidir cómo se va a vender el producto). 

. Relaciones sólidas; quienes conforman el conjunto no necesariamente han de ser los mejores amigos; la diversidad y las diferencias son apreciadas y variadas; las relaciones sólidas proveen el clima necesario para lograr: altas condiciones de cooperación, confianza, aceptación, respeto, entendimiento y cortesía. La confianza es el elemento no negociable de las relaciones independientes y es el termómetro que refleja su estado actual.
 

QUE SE ESPERA DE USTED? 

Esta frase me tranquilizó, pues yo conozco la dedicación y eficiencia de su trabajo. Le pregunté entonces, ¿qué haría sin usted?, sonrió, y sin decir nada, caminó hacia la puerta, volteó, y fue entonces cuando preguntó si no se me ofrecía algo más para poderse retirar. De reojo observé mi reloj, y me percaté de que ya habían transcurrido dos horas, luego del momento en que debía retirarse. Me sentí culpable, pero su solidaridad frente a mis responsabilidades es una de tantas razones por las que le agradeceré toda la vida; y lo principal es que ella lo sabe. 
Esta es una situación que me ha tocado vivir en repetidas ocasiones, dice Byron Estrada, gerente de una firma de editores al referirse a esta anécdota. 

Según Estrada, la labor de los jefes está muy ligada a la de la secretaria, por eso llegan a ser su mano derecha. 

Hay quienes afirman que la experiencia de la secretaria influye en la actitud que tenga hacia el trabajo, pero hay que considerar que todos empezamos de cero, y de nosotros mismos depende el tiempo que nos lleve aprender y mejorar cada día; y si nos equivocamos, eso nos servirá para no cometer el mismo error, agrega. 

Algunas veces la actividad de la secretaria no consiste sólo en sentarse detrás de un escritorio para atender llamadas, enviar memos, poner en orden la papelería y ocuparse de la documentación. También implica tener aptitudes y actitudes que algunas veces pasan inadvertidas. 
 

• La imagen también cuenta 

Sin embargo, aunque digan que el hábito no hace el monje, la manera de vestir puede llegar a distinguir el tipo de candidata que es para la empresa. Hoy en día ninguna compañía quiere arriesgarse a contratar a un empleado que resulte ser una amenaza por su seriedad y profesionalidad. Prefieren contratar personas de apariencia más impecable, que posean una imagen muy profesional. 
 

• Un ambiente ameno 

La edad no importa para desempeñar ese cargo, dice Alpírez, en todo caso es el grado de madurez de la persona la que constantemente tiene que estar en juego para enfrentarse a diferentes situaciones. 

NUEVAS RESPONSABILIDADES 

Una vez se presentan, el proceso para su solución y la toma de decisiones requiere de varios pasos que se deben poner en marcha de inmediato: 

- Búsqueda de soluciones 
- Toma de decisiones 
- Implantación 

Datos concretos: se refieren a los hechos, resultados, eventos, historia, estadísticas, fuerza, objetivos, procedimientos, fenómenos físicos, tendencia, productividad, desempeño y niveles de calidad. 

Datos abstractos: sentimientos, opiniones, factores humanos, actitudes, niveles de satisfacción, tensiones, frustraciones, conflictos de personalidad, comportamientos, rumores, intuición y reacciones instintivas.

Luego de iniciada la plática, el siguiente paso es el reconocimiento propiamente dicho del inconveniente que se logra con la identificación de los síntomas, algún método de investigación, entrevistas de recolección de datos y/o reuniones de intercambio de ideas. 
Para llevar a cabo este último enunciado (intercambio de ideas) se sugiere: preguntar, anotar, arrojar, aceptar, apuntar, impulsar, no manipular, construir y trabajar en equipo. 
 

• Descripción del problema

Analice los datos que tiene. 

. Intercambie ideas. 
. Analice campos de fuerzas 
. Examine la palabra clave 

Durante esa búsqueda siempre se cometen errores que hay que conocer, para evitarlos. Seguir las costumbres, los caminos de reserva, escoger la primera solución y las decisiones de otros, es lo que hay que erradicar. 

Para ello se pueden aplicar las siguientes ideas: 
 

. Usar sus objetivos 
. Desafiar las limitaciones 
. Fijarse altas aspiraciones 
. Primero pensarlo uno mismo 
. Aprender de la experiencia 
. Solicitar sugerencias de otros 
. Dar tiempo al subconsciente para que operar 
. Primero crear alternativas y después evaluarlas 
. No dejar de buscar caminos alternos

Luego es conveniente adaptar las opciones al problema. En el proceso de implantación de decisiones se debe formular un plan (qué hacer cuándo, cómo, y contar los recursos disponibles); comunicar la decisión (motivar a las partes y hacer que conozcan los beneficios); implementar la decisión (ejecutar, hacer transacciones); verificar (hacer seguimiento); lograr mantenimiento de los procesos de mejoramiento; ajustar; y emprender nuevos proyectos.